「炎上プロジェクトがしばしば起こる」「利益が上がらない」と嘆く、プロジェクトマネージャーの方は多いのではないでしょうか。
効率よくプロジェクトを進めたり成果物の品質を確保したりするためには、適切なアサイン管理が必要です。
この記事ではアサイン管理の重要性と管理方法によるメリット・デメリットについて、現役アサイナーが徹底解説します。
無料から使えるおすすめアサイン管理ツールも紹介するので、管理方法を見直してリソース最大化・利益拡大を目指す方は参考にしてください。
アサイン管理とは？
アサイン管理とはプロジェクトを立ち上げる際にメンバーのデータを可視化して、適材適所のアサインおよびマネジメントをすることです。
メンバーのデータとは、主に以下のものを指します。
- スキル
- 資格
- 強み・弱み
- 稼働状況
- プロジェクトの参画経験
- 実績
- 稼働予定
メンバーを適切にアサインすることで、プロジェクトを効率的に進めることができます。
アサイン管理はエクセルやスプレッドシート、アサイン管理ツールで行うのが一般的です。
アサインとジョインの違いは？
アサインは「任命する」「割り当てる」といった意味を持ち、ビジネスでは「プロジェクトにアサインする」という使い方をします。
ジョインは「加わる」「提携する」という意味で、ビジネスでは「○○株式会社との共同開発にジョインする」と使われています。
アサインとジョインの違いは「受動的」か「能動的」か、ということです。
どちらもIT業界でよく耳にする言葉なので、違いを理解して使い分けられるようにしましょう。
アサイン最適化とアサインが重要な理由
アサイン最適化とは、システム開発プロジェクトやSESにおけるアサイン管理業務を効率化して、工数を削減することです。
非効率なアサイン管理は「案件と要員がマッチせず売上が上がらない」「人的リソース不足で納期に遅れた」といった事態を引き起こします。
炎上プロジェクトが発生すると、クライアントからの信頼低下や従業員の離職を招く恐れがあるため、会社の存亡にも関わります。
アサイン管理が失敗する要因は、属人化されたExcel管理と提案スピードの遅さに他なりません。
提案スピードの速さは案件契約の成立に大きく関わることから、アサイン管理を適切に行なっていくことが求められるのです。
アサイン管理でよくある課題
ここでは、アサイン管理で起こりがちな「アサイン管理あるある」について紹介します。
アサイン管理が非効率化している
アサイン管理が非効率化あるいは属人化していると、人的リソースを有効活用できません。
例えば他部署からメンバーを引っ張りたくても、そのメンバーのスキルや稼働状況をPMしか把握していなければ、他部署へのアサインは難しいはずです。
ツールやシステムを活用すれば、全社でメンバーのスキルや稼働状況などを共有できます。
アサイン調整をスムーズに行い、作業時間の確保や炎上プロジェクトの回避につなげましょう。
「誰が」「どこで」「何をしているか」がわからない
いわゆるメンバーの稼働状況が、まったく把握できていない状態です。
アサイン管理を行わないとメンバーの稼働状況を把握できないため、急な人手不足などに対応できません。
また、プロジェクトの見通しを立てられないことから、案件獲得量の調整や利益の計算が難しくなるでしょう。
アサイン管理を最適化してアサイン状況を明確に、ムリ・ムダのないプロジェクト進行を実現してください。
メンバーのスキルや特性を活かせない
アサイン管理を適切に行わないと、メンバーのスキルや特性、長所を活かせません。
例えば「プログラミングが得意」「保守・運用が苦手」という社員に保守・運用をお願いしても、思うような成果が得られない可能性があります。
プロジェクトとメンバー間のミスマッチを極力減らすことで、炎上プロジェクトの回避や成果物の品質確保につながるのです。
アサインを管理する方法
アサイン管理の方法で主流となる、4つの管理方法のメリットやデメリットをまとめました。
エクセル（Excel）でのアサイン管理のメリット・デメリット
エクセルでアサイン管理するメリット・デメリットを、わかりやすく一覧にまとめました。
エクセルでのアサイン管理のメリット
| 少人数の管理に適している |
| 操作に慣れている社員が多い |
| 無料のアサイン管理テンプレートが充実している |
| 無料で利用できる |
エクセルでのアサイン管理のデメリット
| 属人化しやすい |
| 複数人でファイルの同時編集ができない |
| リアルタイムで情報を把握できない |
| 業務効率が悪い |
| 動作が重くなることがある |
| 大人数の管理には適さない |
スプレッドシート（Googleスプレッドシート）でのアサイン管理のメリット・デメリット
スプレッドシートでアサイン管理するメリット・デメリットを、わかりやすく一覧にまとめました。
スプレッドシートでのアサイン管理のメリット
| 少人数の管理に適している |
| 無料で利用できる |
| 複数人で同時編集ができる |
| スマホアプリでも編集が可能 |
スプレッドシートでのアサイン管理のデメリット
| 大人数の管理には適さない |
| 基本的にオフライン環境では利用できない |
| 新機能を使いこなせない可能性がある |
| 動作が重くなることがある |
ノーション（Notion）でのアサイン管理のメリット・デメリット
ノーションでアサイン管理するメリット・デメリットを、わかりやすく一覧にまとめました。
ノーション（Notion）でのアサイン管理のメリット
| 複数人での管理が容易になる |
| ボード形式やタイムライン形式など表示方法を選択できる |
| 操作がシンプルで使いやすい |
| 一部の関数が使える |
| テンプレートの活用で一元管理が容易になる |
| 拡張機能が豊富で使い勝手を向上できる |
| 他のシステムと連携できる |
ノーション（Notion）でのアサイン管理のデメリット
| 多機能ゆえに初心者向けではない |
| チームで活用するにはコストがかかる |
| 情報を外部に公開してしまう恐れがある |
| スマホでは使いにくい |
| 操作方法の習得に時間がかかる |
アサイン管理ツール（システム）でのアサイン管理のメリット・デメリット
アサイン管理ツールでアサイン管理するメリット・デメリットを、わかりやすく一覧にまとめました。
アサイン管理ツールでのアサイン管理のメリット
| データを一元管理できる |
| 工数を削減できる |
| 外部システムとの連携機能がある |
| 操作性に優れている |
| カスタマイズ性が高い |
| 人材マネジメントを強化できる |
| ツールによってはフリープランがある |
アサイン管理ツールでのアサイン管理のデメリット
| 導入・運用コストがかかる |
| ツールによっては教育時間が必要になる |
現役アサイナーが開発『スキル管理・アサイン管理支援ツールfapi』とは？
『fapi』は現役アサイナーが自社の課題を解決するために開発した、スキル管理・アサイン管理支援ツールです。
リアルタイムでアサイン状況を把握できるので、空き要員をゼロにしたりメンバーの負担を軽減したりと人的リソースの最大化を実現できます。
実際に、システムを導入して改善された事例は以下のとおりです。
| 業務内容 | 今まで | fapi導入後 | 改善率 |
| 提案候補者の検討 | 60分 | 5分 | 92%削減！ |
| エンジニア情報の更新 | 30分 | 10分 | 67%削減！ |
集計・分析した人材のデータをもとに、ITプロジェクトやSES営業の提案業務をスピーディーかつ正確に支援します。
さらに脱エクセル化・脱属人化によって、全体の業務工数の85%カットに成功しました。
PMやSES営業の迅速な意思決定を促し、利益の増大につなげたい人は利用を検討してみてください。
まとめ
この記事ではアサイン管理の重要性とよくある課題、管理方法それぞれのメリット・デメリットをお伝えしました。
正確なアサイン管理は適材適所の人員配置を実現し、炎上プロジェクトの回避、成果物の品質確保へつながります。
現役アサイナーが開発したスキル管理・アサイン管理支援ツール『fapi』は、業務工数の削減やスピーディーな要員提案を実現します。
1ヶ月間の無料トライアルでは操作性やカスタマイズ性の高さを実感できますので、ぜひこの機会に試してみてはいかがでしょうか。
